Deze functionaliteit is momenteel enkel beschikbaar voor gebruikers in België.

Met de bulk import in Pyxicare synchroniseer je je bewonersgegevens vanuit het zorgdossier in enkele muisklikken. Gedaan dus met manuele administratie: het volstaat om periodiek te synchroniseren (bv. wekelijks of maandelijks) via een exportbestand uit je zorgdossier. Momenteel ondersteunen we importbestanden vanuit Care Solutions en Geracc: voor deze systemen vervangt de bulk import de vroegere koppeling via automatisatie. 

Werk je met een ander zorgdossier? Check hier: Koppeling zorgdossiers (België).

Tijdens het importproces kies je voor welke groep of woonzorgcentrum je cliënten wil importeren. Houd hier rekening mee bij het exporteren uit jouw zorgdossier: je exporteert best enkel de cliënten van de juiste afdeling of groep.

Opgelet: De import voegt niet enkel nieuwe cliënten toe, maar werkt ook bestaande cliënten bij. Bijvoorbeeld:

• Cliënten die inactief zijn geworden, worden automatisch naar het archief in Pyxicare verplaatst.
• Cliënten die verhuisd zijn naar een andere afdeling, worden in Pyxicare verplaatst.

Stap 1: Cliëntenlijst exporteren uit je zorgdossier

Om cliënten te importeren in Pyxicare, begin je met het exporteren van een cliëntenlijst uit je zorgdossier. Dit doe je op een vaste manier, afhankelijk van het systeem dat je gebruikt.

Afhankelijk van je zorgdossier volg je een andere werkwijze:

• Cliënten exporteren uit Care Solutions
• Cliënten exporteren uit Geracc

⚠️ Belangrijk: De volgorde van de kolommen in het bestand moet exact overeenkomen met de vereiste structuur. Anders kunnen er fouten optreden tijdens het importeren.

Zodra je het juiste bestand hebt, kan je verdergaan met de stap 2: het importeren in Pyxicare via de Backoffice.

Stap 2: Cliënten importeren via de Pyxicare Backoffice

Voordat je een cliëntenlijst importeert in Pyxicare, controleer je best de volgende zaken:

• Afdelingsnamen moeten exact overeenkomen
  De afdelingsnamen in het Excel-bestand moeten exact gelijk zijn aan de afdelingsnamen zoals ze in Pyxicare zijn ingevoerd.
  ➔  Komen ze niet overeen? Dan kan je de juiste afdelingen toevoegen of aanpassen via de Backoffice.

• Kolom 'Kortverblijf' mag niet leeg zijn
  Elke rij in de kolom Kortverblijf moet een waarde bevatten. Indien deze kolom leeg is, kan je bij elke cliënt een van de volgende waarden invullen:

  • WAAR

  • ONWAAR

  • Ja

  • Nee

Pyxicare herkent deze waarden automatisch als geldig voor het veld Kortverblijf.

Volg deze stappen:

1. Navigeer in de Backoffice naar Cliënten.
2. Klik op Cliënten uploaden.
3. Selecteer het Excel-bestand dat je eerder geëxporteerd hebt.
4. Kies de groep of het WZC waar deze cliënten thuishoren.
5. Geef aan of je cliënten uit een afdeling Kortverblijf mee wil importeren.
6. Klik op Volgende.

Je krijgt een samenvatting te zien met:

• Aantal cliënten gevonden in het bestand
• Aantal nieuwe cliënten die zullen worden toegevoegd
• Aantal bestaande cliënten die zullen worden bijgewerkt
• Aantal cliënten die naar het archief zullen worden verplaatst

Daarnaast krijg je eventuele fouten en waarschuwingen te zien.

Los alle foutmeldingen op. Zodra alle fouten zijn gecorrigeerd en je geen meldingen meer ziet, klik je op Voeg toe om de import definitief te verwerken.

Specifieke foutmeldingen:

• Krijg je een foutmelding over een ontbrekende afdeling Kortverblijf?

  ➔ Neem contact op met onze supportdienst.

• Ontbrekende andere afdelingen?

  ➔ Deze kan je zelf toevoegen via Backoffice > Groepen.